La herramienta de administración de registros de Microsoft apunta a …


La gestión de registros está destinada a ayudar a las empresas a gestionar la seguridad y la gobernanza de datos a medida que luchan por manejar una mayor cantidad de datos y requisitos reglamentarios.

Microsoft anunció hoy la disponibilidad normal de Administración de registros en Microsoft 365, una nueva herramienta creada para ayudar a las empresas a proteger y administrar datos confidenciales. Muchos luchan por crear fuertes capacidades de seguridad, privacidad y riesgo, especialmente a medida que la pandemia cambia las operaciones.

Un nuevo informe de investigación de Harvard Business Evaluation, encargado por Microsoft, encontró que el 77% de las organizaciones cree que una estrategia efectiva de seguridad, riesgo y cumplimiento es esencial, pero el 61% enfrenta desafíos para crear una. Más de la mitad (53%) no ha desarrollado un enfoque sólido de gobernanza de datos en todo el negocio. La mayoría (82%) dice que proteger la información se ha vuelto cada vez más difícil debido a los nuevos riesgos y complejidades causados ​​por la transformación digital.

«Con muchos empleados trabajando de forma remota en este momento, una de las cosas que escuchamos es que la seguridad y la gestión de riesgos son posiblemente más importantes que nunca», dice Alym Rayani, director senior de Microsoft 365.Encuesta HBR se observó antes de la pandemia de coronavirus, señala, pero sus datos son igual de importantes en un momento en que las empresas dependen de empleados remotos.

Un mayor volumen de información, transmitida y almacenada en múltiples sistemas de colaboración, genera complejidad para administrar registros con implicaciones de costo y riesgo. Las empresas que enfrentan regulaciones cada vez mayores a menudo transfieren datos a diferentes sistemas de registro para cumplir. Esto puede aumentar el riesgo de perder registros o no declararlos adecuadamente, dice en un entrada en el blog.

La administración de registros, ahora accesible a través del centro de cumplimiento en Microsoft 365, tiene como objetivo ayudar a aliviar los desafíos de clasificar, administrar y proteger los datos críticos. Los empleados pueden usarlo para clasificar, retener, revisar, desechar y administrar contenido mientras se asegura de que permanezca protegido.

«A medida que los clientes se trasladan a la nube y colaboran más, necesitan la capacidad de administrar esos registros de una manera moderna», explica Rayani. Esta herramienta integra la gestión del ciclo de vida de los datos en una plataforma que las empresas ya están utilizando y les ayuda a manejar cantidades crecientes de datos a medida que se escala.

Las organizaciones que utilizan una herramienta separada para la gestión de registros, como muchos lo hacen, deben aprender los entresijos de un sistema completamente diferente. Microsoft espera eliminar este desafío con la gestión de registros. «Lo incorporamos directamente en la pila de productividad, por lo que es parte de los flujos de trabajo existentes», dice Rayani.

Los colaboradores en un registro pueden desbloquear y volver a bloquear el archivo según sea necesario, y ver qué versiones del archivo se guardan como un registro y cuáles no. Rayani señala que esto es importante, ya que algunos archivos de mandatos de requisitos reglamentarios se guardan oficialmente como registros.

(Imagen: Microsoft)

(Imagen: Microsoft)

Por ejemplo, considere que su equipo está trabajando para editar un contrato. Debido a las políticas de retención integradas en la Gestión de registros, un grupo de personas puede ser coautor y colaborar en un archivo que ha sido declarado registro, utilizando sus dispositivos móviles si es necesario. El proceso de disposición se ha incorporado de forma nativa en SharePoint y Outlook, herramientas que la mayoría de los empleados ya usan a diario.

La herramienta también viene con versiones de registros, lo que facilita a los colaboradores el seguimiento de las ediciones en un documento. Los miembros pueden desbloquear un documento con una etiqueta de registro para realizar cambios, conservando todos los registros y manteniendo una pista de auditoría. La gestión de registros también permite a los usuarios obtener un comprobante de eliminación, para que puedan ver todo el contenido dispuesto automáticamente como parte de una etiqueta de registro. Esto ayuda con la capacidad de defensa, especialmente en el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

A medida que crecen los almacenes de datos, la Administración de registros tiene como objetivo mantenerse al clasificar automáticamente los datos. Los «clasificadores entrenables» permiten que el motor de clasificación reconozca los datos una vez que cree una etiqueta de registro o retención, puede aplicar esa etiqueta a todo el contenido que coincida con un clasificador entrenable definido previamente. Supongamos que desea conservar los registros de impuestos durante siete años, y los registros que contienen tipos específicos de datos se clasifican como registros de impuestos. La herramienta reconocerá qué registros son registros de impuestos y los clasificará para que se conserven durante siete años.

«Hay mucha flexibilidad aquí», señala Rayani. «Admitimos casi 100 conjuntos de tipos de información que puede usar como dependencias para la clasificación … así que realmente el cliente elige». Los empleados pueden realizar un seguimiento de las plantillas y definir cómo quieren clasificar ciertos registros.

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Kelly Sheridan es la Editora de private de Dim Studying, donde se enfoca en noticias y análisis de seguridad cibernética. Ella es una periodista de tecnología de negocios que previamente reportó para InformationWeek, donde cubrió Microsoft, y Insurance plan & Technological know-how, donde cubrió asuntos financieros … Ver biografía completa

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