Con los empleados que trabajan desde casa, no descuides la seguridad de los archivos impresos


En la era digital, los archivos en papel, incluso aquellos que contienen información confidencial, generalmente no se consideran un riesgo de seguridad alto. Los expertos dicen que es un mistake.

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Imagen: Abscent84, Getty Visuals / iStockPhoto

Se ha utilizado mucha tinta digital para advertir a los que ahora trabajan desde casa sobre la necesidad de prestar mucha atención a la seguridad cibernética, ya que el departamento de TI de su empleador no está allí para ayudar. Pero algunos sugieren que el cuidado de los documentos en papel podría ser tan importante como un PDF.

«Si su empresa maneja regularmente datos confidenciales en la oficina, lo más probable es que sus empleados que trabajan desde casa ahora continúen manejando datos confidenciales fuera de la seguridad del entorno de su oficina», dijeron Andrea Maciejewski y Joshua James de Bryan, Cave, Leighton, y Paisner, en su put up: Trabajar desde el hogar Ciberseguridad Básica: manejo de datos impresos confidenciales. «Esto plantea muchos desafíos, pero con cierta previsión, muchas empresas probablemente encontrarán que pueden continuar la mayoría de las operaciones sin sacrificar la seguridad».

VER: Conciencia de seguridad y política de capacitación (TechRepublic Premium)

Durante la disaster del coronavirus, es un poco tarde para la previsión, pero los coautores dijeron que es una buena concept revisar las medidas de seguridad en el lugar, en certain las relacionadas con los archivos impresos confidenciales, ya que su seguridad a menudo se pasa por alto en lo electronic años.

Es fácil pensar que «bucear en el basurero» es cosa del pasado y la destrucción de copias impresas sensibles solo se hace para cumplir con las regulaciones. Pero Rob Douglas, editor colaborador de Asuntos del Consumidor, no está de acuerdo, enumerando el buceo en contenedores de basura y el robo de correo como métodos activos de robo de identidad en su reciente informe, Estadísticas de robo de identidad 2020. Dijo que debido a que la mayoría de las personas están trabajando desde su casa en este momento, los delincuentes de robo de identidad están trasladando sus operaciones de la oficina a los hogares de las personas.

Cómo asegurar sus datos impresos

Maciejewski y James sugieren las siguientes formas de mantener las copias impresas a salvo de los delincuentes.

Come to a decision qué significa perder el archivo

La solución a esto puede parecer obvia: solo copie el archivo sin embargo, hay circunstancias en las que los archivos no se pueden copiar. «Si bien su empresa y sus empleados tomarán medidas para evitar perder el archivo, la realidad es que una vez que el archivo abandona la oficina, aumentan las posibilidades de que se pierda, destruya o se lo roben», dijeron Maciejewski y James. «Su empresa debe equilibrar cuidadosamente las necesidades de la empresa con el riesgo de daño que podría causar la pérdida del archivo».

VER: Política de seguridad física de TI (TechRepublic Top quality)

Determinar si la información en el archivo es confidencial

Si tiene un proceso establecido para determinar si hay información confidencial dentro del archivo, ayude a los empleados a aprender cómo manejar datos confidenciales. Se vuelve equivalent a la memoria muscular: una vez que se aprende, se vuelve automática.

Considere la seguridad del archivo si se retira de la oficina

No se debe tener en cuenta una pequeña cantidad cuando el archivo no está dentro de los límites físicos de la empresa. Los autores ofrecen los siguientes ejemplos.

Transporte público: Si el empleado united states of america el transporte público para mover archivos confidenciales, Maciejewski y James sugieren que puede valer la pena que la compañía pague un taxi o viaje compartido. «Además, advierta a los empleados que conducen para que no se detengan en el camino a casa con archivos confidenciales en sus vehículos. Un maletín o una mochila podrían ser robados si el vehículo del empleado se deja desatendido por un período de tiempo».

Seguridad en el hogar: Los empleados deben ser realistas al decidir qué tan seguros pueden almacenar archivos en casa:

  • ¿El empleado vive con varias personas?
  • ¿Tiene el empleado un área cerrada o segura para guardar archivos cuando no está en uso?

Garantizar la capacidad de destruir archivos

Una forma de evitar el transporte de copias impresas confidenciales que fueron traídas a casa o impresas en casa es destruir físicamente los papeles.

Cada empresa debe desarrollar una política interna de destrucción de datos que tenga en cuenta la destrucción de información tanto en la oficina como en ubicaciones remotas, como el hogar de un empleado. Algunas opciones son:

  • Compre trituradoras de casa para cada empleado: Esta puede ser una buena opción si los empleados manejan cantidades relativamente pequeñas de archivos impresos que contienen datos confidenciales. Los autores también aconsejan verificar Regulaciones locales y federales para la forma adecuada de triturar documentos.
  • Solicite los servicios de una empresa de trituración de terceros: Las empresas que ofrecen servicios de trituración móvil pueden tener sentido si la cantidad está allí. «Esta puede ser una buena opción si tiene empleados que manejan regularmente grandes volúmenes de documentos que contienen datos personales o información confidencial», dijeron.
  • Minimiza el manejo de datos: Puede ser una buena thought reducir el manejo de datos confidenciales por un tiempo. Algunas tareas que requieren trabajar con grandes cantidades de datos confidenciales pueden retrasarse mejor hasta que el empleado pueda trabajar desde una ubicación segura.
  • Establecer una política de no imprimir: Considere prohibir a los empleados imprimir en casa o llevar documentos físicos a sus hogares.

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