Cómo cifrar secciones específicas de Google Docs con el complemento DocSecrets


Cualquiera que necesite ocultar secciones de texto en Documentos de Google debería probar este útil complemento.

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Imagen: Google

Uso Google Docs en la nube todos los días. De hecho, probablemente sea la aplicación que más utilizo durante el día. Probablemente paso entre cinco y seis horas de mi día en Docs. Eso se traduce en que pronuncio muchas palabras. La mayoría de esas palabras vienen en forma de escritura tecnológica o de ficción (y, a veces, ambas). Sin embargo, de vez en cuando tengo que escribir fragmentos que son de naturaleza más wise, que pueden venir en forma de secretos de empresa o información personalized. Cuando los documentos completos son confidenciales, no suelo escribirlos en Google Docs, sino en una herramienta instalada localmente que permite cifrar un documento.

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Pero a veces tengo un documento que incluye solo partes que deben ocultarse de miradas indiscretas. Digamos, por ejemplo, que tengo un documento que debe enviarse a una empresa y ser leído por la mayoría de los empleados, pero también contiene una sección de información que solo deben leer ciertos miembros del personal. ¿Qué debo hacer? ¿Crear dos documentos diferentes?

Hay una forma mejor. Con un práctico complemento, llamado DocSecrets, puede guardar partes de un documento de Google detrás de una contraseña. Este complemento viene con una advertencia. Para que cualquiera pueda ver el texto oculto, también debe tener instalado DocSecrets. También tendrá que compartir la contraseña utilizada para cifrar los pasajes.

Incluso con esas dos advertencias menores, este es un complemento imprescindible para cualquiera que necesite cifrar partes de un documento de Google que se va a compartir con otros.

Instalemos DocSecrets y veamos cómo se united states.

Cómo instalar DocSecrets

La instalación de DocSecrets se realiza de la misma manera que instalaría cualquier complemento de Google Docs. En lugar de seguir los pasos habituales, simplemente asegúrese de haber iniciado sesión en su cuenta de Google en el navegador web de su elección y vaya al Página del complemento DocSecrets. Una vez allí, haga clic en Instalar y luego, cuando se le solicite, haga clic en CONTINUAR. Luego se le pedirá que seleccione la cuenta que desea asociar con el complemento y luego le otorgue los permisos necesarios.

Y eso es todo lo que hay que hacer para instalar DocSecrets. Averigüemos cómo usarlo.

Cómo cifrar texto con DocSecrets

Usar DocSecrets no es tan intuitivo como podría pensar. Estos son los pasos:

  1. Abra el documento de Google con el que desea trabajar.
  2. Haga clic en Complementos | DocSecrets | Abierto.
  3. En la barra lateral resultante (Figura A), escriba una contraseña para el texto cifrado y haga clic en Iniciar.
  4. Figura A

    docsecretsd.jpg

    La barra lateral de DocSecrets está lista para ofuscar su texto.

  5. Escriba o pegue el texto que desea proteger con contraseña en el área Ingresar texto cerca de la parte inferior.
  6. Haga clic en Insertar.

El texto que ingresó aparecerá en el documento detrás de un colour (Figura B).

Figura B

docsecretsg.jpg

Aparece texto cifrado, pero está oculto detrás de un shade de primer plano.

Siga escribiendo y agregando texto cifrado según sea necesario para completar su documento.

Una vez que haya terminado, puede compartir ese documento con otro usuario y, siempre que ese usuario tenga el complemento instalado (y conozca la contraseña utilizada para cifrar el texto), puede revelar lo que ha ocultado.

Si ya ha completado su documento, puede seleccionar el texto que desea ocultar y luego hacer clic en Censurar texto en la parte inferior del panel DocSecrets.

Cómo revelar texto oculto

Cuando alguien recibe el nuevo documento, verá todo el texto sin cifrar como se esperaba, pero el texto cifrado será una línea o bloque de colour. Para revelar el texto oculto, deben iniciar el complemento DocSecrets (desde Complementos | DocSecrets | Abrir) y luego escribir la contraseña utilizada para cifrar el texto. Una vez que lo hayan hecho, el texto aparecerá en la barra lateral (Figura C).

Figura C

docsecretsh.jpg

El texto oculto aparece en la barra lateral, cada bloque indicado por shade.

La única advertencia es que el texto dentro del documento siempre estará bloqueado por el coloration a menos que haga clic en el botón Revelar asociado (para revelar un solo bloque oculto o línea de texto) o Revelar todo (para revelar todo a la vez). Esto eliminará efectivamente el cifrado del documento. El problema con esto es que un usuario podría compartir el documento con un usuario que no debería poder ver el texto cifrado. Debido a esto, debe tener cuidado con quién comparte estos documentos. Asegúrese de que esos usuarios (incluso si es su director ejecutivo) comprendan que no deben compartir un documento cuyo texto se haya revelado de forma permanente.

Y esa es la esencia del uso de este muy útil complemento de Google Docs. Si ha estado buscando una forma de ocultar información confidencial a ciertos usuarios, esto podría ser exactamente lo que está buscando.

Y, lo mejor de todo, DocSecrets es gratuito y solo requiere que tenga una cuenta de Google.

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